Reuniões podem se transformar em um ralo de tempo e produtividade da sua empresa, ou uma oportunidade real de reorganização e energização da equipe. Antes de enviar um convite (ou intimação) para uma reunião rotineira, considere:

 

Definir o verdadeiro porquê da reunião

 

Reuniões se tornaram uma vaca sagrada do ambiente corporativo, às vezes cruciais, às vezes ridiculamente inúteis. Mesmo que a reunião esteja marcada há um mês na sua agenda, gaste 5 minutos questionando-se se ela realmente requer o tempo de toda a equipe, ou se há alguma alternativa ‘mais econômica’ de atingir o mesmo resultado.

 

Defina o objetivo

 

Quando reuniões se tornam uma rotina, facilmente se convertem em conversas descompromissadas ou batalhas de egos. Ao convocar sua equipe para uma reunião, defina qual o resultado esperado ao final e, se possível, qual a participação de cada um no processo.

 

 

 

 

Definir o que se espera de cada pessoa ajuda a organizar o andamento do encontro, e a convidar apenas quem deve comparecer. Subitamente, aquela reunião com 15 pessoas que tomaria toda a tarde em um palavratório sem fim se resumirá em uma discussão focada de 1 hora com 4 profissionais. E ponto.

 

Defina o tempo

 

Reuniões devem ter horário de início e encerramento. Mesmo que esteja diante de um novo cliente, definir verbalmente o objetivo da reunião e o tempo disponível é fundamental para manter o foco e sair da sala com algo real nas mãos. Longe de ser ofensivo para a outra parte, este gesto manifesta respeito pelo tempo próprio e alheio.

 

Imprima e distribua o programa

 

Ok, você já montou o programa da reunião, sabe o propósito, qual a participação esperada de cada um e o andamento dos temas. Imprima uma folha com estes tópicos e distribua aos seus colegas. Ter um lembrete visual de como deve ser o andamento do processo ajuda a manter o foco e a evitar que alguém se demore abusivamente em um dos temas, somente por que é de seu interesse.

 

Comece pontualmente, conclua antes.

 

Há milhares de maneiras de se desperdiçar tempo antes de começar o debate, seja com amenidades gerais, seja com conversas paralelas com um ou outro participante. Quando definir o cronograma da reunião, projete um pouco mais de tempo do que julga necessário para cada item. No pior cenário, a reunião terminará antes do previsto, e até hoje nunca vi ninguém reclamar disto.

 

Prepare uma lista de ações para o final

 

Reuniões servem para mudar perspectivas, caminhos e cenários, e mudança somente ocorre com ação. Mesmo que a reunião seja para analisar (um verbo que parece não comportar muita ação) o relatório financeiro, ao encerramento dos trabalhos cada integrante deve ter alguma lição de casa para fazer. Se não resultar em ação, seu encontro provavelmente foi improfícuo.

 

Faça um resumo no final

 

Reuniões são feitas de discussões, avaliações de idéias e decisões. Juntamente com a lista de ações ao final, como presidente da mesa, faça um breve resumo do que foi discutido, quais as decisões tomadas e os resultados esperados. E provável que os participantes recordem melhor o conteúdo daquelas 3 horas por este resumo final do que pela discussão em si.

 

Se julgar útil, envie a todos um email com este sumário, inclusive para quem não participou, mas que deve ter ciência do acontecido.

 

Tomando estas medidas, torna-se mais fácil controlar o processo de interação entre os participantes, focando o debate nos resultados e no planejamento das ações. Assim, ao invés de uma rotina sonolenta, a reunião se torna aquilo que deve ser: o somatório da visão de toda a equipe.

 

Baseado no texto 10 things you can do to organize and lead effective meetings, do Tech Republic.

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