Sua produtividade está diretamente relacionada a como você organiza seu dia, define suas prioridades, e a sua capacidade de cumprir suas próprias metas.

Se em seu trabalho suas prioridades não são claras e o ambiente é confuso, há alguns procedimentos bastante simples que ajudam a ‘por ordem na casa’ e reconquistar sua produtividade

Limpe seus arquivos

Válido também para sua gaveta, mas me refiro aos seus arquivos digitais. Com a capacidade de armazenamento de nossos PCs apontando para o infinito, cresce também a tendência (e a tentação) de transformar nossa vida digital e um repositório também infinito e incompreensível de coisas inúteis e fora do lugar.

Reserve ao menos 20 minutos por dia para reorganizar seus arquivos e suas pastas. Crie pastas temáticas, que tenham uma organização lógica e permitam sub-ramificações, e use com generosidade a tecla Delete. Quando estiver em dúvida se deve excluir um arquivo ou não, pergunte-se: ‘qual a pior coisa que pode acontecer se eu eliminar este arquivo?’. Se a resposta não for terrível, aperte o botão.

Faça a lista

Selecione uma ferramenta para fazer sua lista de tarefas, e reescrevê-la por ordem de prioridades, atualizando semanalmente ou, se for o caso, diariamente. Pode ser uma agenda pessoal ou uma ferramenta online, como o Google Docs, especialmente recomendável se o seu trabalho exige locomoção, e nem sempre utiliza o mesmo computador.

A regra dos 3 minutos

Se você vai pôr na lista de tarefas uma atividade que leva menos de três minutos, conclua a tarefa agora. Torna sua lista menor, reduz a sensação de impotência ante tantas obrigações, e requer apenas um pouco mais de tempo que o necessário para anotá-la.

Lista de Controle

Além da sua lista de tarefas pessoais, mantenha uma lista das obrigações de outras pessoas em relação a você, especialmente se trabalha em uma equipe grande. Relatórios que devem chegar, itens delegados, informações pendentes, confirmações de pedido, etc.

Caixa de Email

Veja sua caixa de emails como um portão de entrada, não como um estacionamento. Leia cada email apenas uma vez e tente responder imediatamente, se for necessário. O hábito de ler emails e se agendar para responder depois é um ralo de energia e acaba alimentando a procrastinação.

Lista de metas distantes

Certamente há muitas atividades que você gostaria de realizar, mas que não tem tempo e não vai realizar agora. Colocar estas tarefas na sua lista geral somente ajuda a sobrecarregar seu inconsciente e gerar stress. Por outro lado, ignorar completamente pode desperdiçar oportunidades e boas idéias.

Faça uma lista à parte com essas metas distantes, e a atualize de vez em quando.

Seja realista com seu calendário.

Seu calendário deve ser um guia prático organizar o tempo, não uma caixa de desejos a cumprir se o seu dia tivesse 48 horas. É claro que todos queremos produzir mais, mas conheça as limitações da sua rotina e seja honesto na hora de marcar compromissos na agenda. Lembre-se: para cada obrigação irrealista assumida, algumas outras, bem exeqüíveis, serão comprometidas.

Faça, agende ou delegue

Ao se deparar com uma nova obrigação, tome uma decisão rápida: faça, agende quando vai fazer, ou delegue. Aplicar esse filtro prévio a cada nova atividade pode desobstruir imensamente seu dia.

E bom trabalho!

Baseado no texto 10 Beguinner Behaviours da Liza Peake

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