Você já passou por isso. Sua mesa já está cheia, sua agenda está pior, o telefone toca e a sua lista de coisas a fazer ainda aumenta, o chefe aparece no fim do corredor e você já sabe o final da história.
E o pior: sabe que no final do dia vai estar esgotado, com dezenas de tarefas iniciadas e nenhuma concluída, e hoje ainda é segunda feira.
Mas não precisa ser assim, mesmo no dia de maior pressão, é possível retomar o controle. Você vai ter que se organizar e trabalhar muito, mas vai chegar vivo ao fim do dia.
Com várias demandas lhe pressionando ao mesmo tempo, é fácil ficar correndo de um lado para outro como uma galinha apagando incêndios na granja. Pare.
Se você pára de correr, a pressão também diminui e você tem a chance de olhar para sua mesa com mais clareza. É o momento de ser realista e dar a você mesmo 5 minutos, mesmo que tenha milhões de coisas a fazer AGORA.
Tempo necessário: 5 minutos
Comece fazendo o óbvio, limpe a mesa e tire a confusão da sua frente, ela só serve para aumentar seu desespero. Separe a papelada em partes, de acordo com as tarefas a cumprir.
Para sua lista de emails, crie três pastas: URGENTES, IMPORTANTES E TEMPORÁRIOS. E feche os programas que não está usando agora.
Tempo necessário: 20-30 minutos.
Seja realista, você não vai cumprir 1000 tarefas hoje. Escolha 3 que sejam importantes, urgentes, e que farão real diferença se estiverem cumpridas ao final do dia.
Essa é a sua nova lista de hoje.
Selecionar 3 prioridades não te autoriza a abandonar o resto. Entre em contato com cada pessoa a quem você deve trabalho (vale email, telefone e MSN), explique brevemente a situação e negocie novos prazos. Prepare-se para a parte miserável do processo: vai ouvir reclamações, a maioria justas, e também impropérios.
Apenas tome o cuidado de não adiar todos os problemas de hoje para depois de amanhã.
Aprender a ser realista inclui aprender a explicar isso a outras pessoas, e a demonstrar de forma educada que é humanamente impossível atender a mais uma demanda. Se essa outra pessoa é o seu chefe, tente uma estender o prazo ou, se for possível, delegar a tarefa.
Você selecionou 3 prioridades, mas durante o dia novas solicitações, a maioria delas de resolução rápida, vão inevitavelmente estacionar na sua mesa. O final do dia servirá para isso, responder e encaminhar emails, papéis e telefonemas.
É novamente a realidade batendo à sua porta.
Baseado no texto How to Take Control of Your Day When You’re Overwhelmed, do Web Worker Daily.
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[...] Mesmo no dia em que você chega empolgadíssimo para soltar as rédeas da sua criatividade e se dedicar 100% a um novo projeto, lá vem a lista de emails, com 8 mensagens ostentando a palavra URGENTE, telefones clamando por tarefas prometidas para ontem, relatórios inconclusos, apresentações pela metade, enfim, o caos que não desperta, mas sufoca a criatividade. [...]
[...] e que somente poderá ser satisfeita com o sacrifício de outras demandas sob sua responsabilidade. Por conta do ritmo alucinado da rotina corporativa, é bem comum ser surpreendido com várias metas irrealistas em nosso [...]
[...] Veja como tomar as rédeas de um dia que parece perdido [...]
[...] Veja como tomar as rédeas de um dia que parece perdido. [...]
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